Interview met Marten Disberg

(Alsjeblieft, jaargang 3 nummer 4 - 1996)

Naam: Marten H. Disberg
Leeftijd: 40 jaar
Geboren: 23-04-1956 te ‘s-Gravenhage
Opleiding: Sociaal Academie (richting Sociaal Cultureel Werk), BDA (voorloper van de BDI).
Beroep: Bibliothecaris, meer manager.
Ambities: Een gezond bedrijf!

Elf jaar geleden begonnen drie pas afgestudeerde BDA-ers, de voorloper van de BDI en IDM, een eigen bedrijf in het adviseren over het effectieve gebruik van informatie. De naam van het bedrijf werd destijds ADIA en weldra was er het eerste probleem. Nederland kende reeds een bedrijf dat de naam ADIA Keser droeg. Na lang puzzelen zagen zij in de letters KESER het toepasselijke, bibliotheek en archiefgerichte woord Reeks uit voortvloeien. In 1991 werd de naam definitief gewijzigd in de naam Reekx. In de loop der tijd breidde Reekx zich uit in het leveren van bibliotheeksoftware en beheer van informatiesystemen. Maak kennis met 1 van de oprichters van Reekx, voorheen ADIA, Marten Disberg.

Wat is een informatie-specialist in de praktijk?
“Iemand die deel uitmaakt van het informatiesysteem in een organisatie. Hij is een bemiddelaar tussen vraag en aanbod van informatie. 

Wat is Reekx?
“Reekx is een organisatie die organisatie daarin ondersteunt. Middelen aanbiedt op allerlei manieren. Door het leveren van software, kennis en mensen". 

Op wat voor manier worden die mensen dan ingezet?
“Door middel van detachering. Dit houdt in dat de mensen in deze organisatie de informatiesystemen beheren. Meestal verstaan we onder een informatiesysteem nog altijd een bibliotheek of een archief. Al het werk gaat uit van de situatie dat de informatiebehoeftige alle informatie op de juiste manier aangeleverd krijgt. Het is niets anders dan de bibliotheek doet. Je kunt Reekx onderverdelen in drie poten: advies, software en beheer van informatiesystemen. Advies kan alles zijn wat te maken kan hebben met een informatiesysteem van een organisatie. Wij leveren software t.b.v. automatisering van bibliotheekprocessen”.

Wat voor software leveren jullie dan?
“Catalogussystemen, tijdschriftenmodulen en besteladministratiemodulen. We leveren softwarepakketten om tijdschriftenadministratie te automatiseren.

Maken jullie deze zelf of zijn deze standaard?
“Met name bibliotheekpakketten, dus geen tijdschriftencirculatie of -administratie , kopen we in en leveren we aan de opdrachtgever.

Wat zijn de criteria om deze pakketten in huis te halen?
“Wij zijn adviseurs, men mag veronderstellen dat er genoeg kennis in huis is om in ieder geval te kijken of het pakket goed en of het voldoet aan de eisen die de markt stelt. 
In hoeverre een bepaald pakket blijkt aan te slaan op de markt merken we aan het aantal verkopen”.

Wat is het verschil tussen het Reekx van toen, vlak na de oprichting, en dat van nu?
“We zijn begonnen als adviesbureau en dat is uitgebreid met software-levering en informatiesysteem beheer. We zijn destijds met zijn drieėn begonnen en we zijn nu ongeveer met 30 mensen aan het werk. De medewerkers zijn, in feite, allemaal bibliothecarissen en archivarissen.
We zijn een organisatie waar iedereen zijn eigen creativiteit kwijt kan en waarbij iedereen is betrokken bij het beleid van de organisatie”.

Kunnen we hieruit concluderen dat Reekx een lerende organisatie is?
“ Een deel van de lerende organisatie is de wijze waarop je je creativiteit benut, het zegt niets over de verantwoordelijkheid. De besluitvorming is nu op een andere manier in onze organisatie geregeld. Wij zijn een organisatie die beleid en uitvoering gescheiden houdt. Dat betekent dat de uitvoering strak en hiėrarchisch is, zoals die altijd geweest is. Over wat de mensen moeten uitvoeren (het beleid) is de organisatie erop gericht dat iedereen betrokken is bij het beleid, iedereen moet toestemming geven om het beleid te maken. Reekx bestaat uit afdelingskringen, bijvoorbeeld een personeelszakenkring of advieskring, waarbij elke kring een chef /leidinggevende heeft. Het is de functioneel leidinggevende plus een gekozen afgevaardigde die deel uitmaken van de hoger liggende kring. Elke afdeling maakt, op deze manier, zijn eigen beleid. 
De bedrijfskring bestaat uit de directeur en de afgevaardigden van de verschillende afdelingskringen. Zij stellen, na instemming van alle medewerkers uit de kringen, het beleid vast.
Boven de bedrijfskring heb je nog een topkring waarin de directeur plaats heeft en een gekozen afgevaardigde plus nog vier externe deskundigen van buitenaf. In deze structuur heeft iedereen een stem in de besluiten die worden genomen”.

Heeft de nieuwe structuur een reden gehad?
“ Op deze manier creėren we een betere betrokkenheid met en verantwoordelijkheid van de medewerkers”.

Heeft Internet invloed op jullie werkzaamheden?
“Ja, natuurlijk volgen we Internet wel. We gebruiken het waar het mogelijk is. We hebben echter nooit advies over Internet gegeven. Wellicht gaat dat in de toekomst nog wel gebeuren maar mocht dat zo zijn dan wel door de specialisten op dat gebied (misschien een kans voor IDM-ers, red.). Ik vermoed dat er op den duur gekeken wordt naar de efficiency van Internet. Daar waar nu nog iedereen van Internet gebruik kan maken, zou het weleens kunnen zijn dat ook het fenomeen Internet onder, bijvoorbeeld, het principe 06-systeem zal vallen. Het Internet zal voor de gebruikers weleens beperkt kunnen worden tot E-mailen. Wil je informatie van Internet halen dan doe je dat bij een informatiespecialist die kennis heeft van Internet”.

Hoe staat u tegenover het feit dat de bibliotheektechnische vakken, bijvoorbeeld formele ontsluiting, uit het onderwijsprogramma van het IDM zijn gehaald?
“ Mijn definitie van bibliothecaris bestaat uit twee componenten, een technische en sociale kant. De technische component is gebaseerd op vakkennis met name op handelingsniveau zoals titelbeschrijven, alfabetiseren en sorteren. Ik kan niet ontkennen dat deze aspecten niet meer noodzakelijk zijn. Het is de vraag of je nog moet kunnen titelbeschrijven als je ziet hoe de automatisering daarbij behulpzaam is. Het is niet meer belangrijk om te weten waar precies de interpuncties moeten staan omdat de computer dit wel automatisch doet. Hoe je het ook wendt of keert informatie zal op een zekere manier toegankelijk gemaakt moeten worden. Het liefst op een manier dat het ook echt toegankelijk is voor de gebruiker. Toentertijd, was ik iemand die zich verzette tegen dat soort vakken. Ik vraag mij af of de nieuwe opleiding kan voldoen aan de behoefte van het 
werkveld. Met name waar het bibliotheektechnische kennis betreft”. 

De nadruk wordt meer gelegd op het management...
“Niet op het management, maar op het beheersen van informatiestromen . In mijn optiek is het steeds meer een opleiding die aan moet geven hoe informatiestromen moeten lopen en de beheersing daarvan. Er zit een andere technische component in nu. Ik vraag me af of in de praktijk het huidige bibliotheekveld nog wel mensen kan krijgen die de elementen beheersen die toentertijd gegeven werden. Ik denk dat er hiervoor nieuwe cursussen zullen komen op MBO-niveau. om titelbeschrijving, sorteren en alfabetiseren te leren. Vroeger had je de AB-opleiding (assistent-bibliothecaris) als MBO opleiding met daarboven de HBO opleiding voor bibliothecarissen. In feite was dat niet zo gek denk ik. Ik zie in de praktijk mensen aan het werk die beneden het vereiste niveau zijn. Als ik zie dat mensen die wij zoeken die van het IDM afkomen, die zijn ambitieuzer dan wij in werkelijkheid te bieden hebben”.

Wat zijn de kwaliteitseisen voor mensen die jullie aannemen?
“Het moeten mensen zijn die dienstverlening hoog in hun vaandel hebben. Afhankelijk wat ze kunnen worden ze ergens geplaatst. Ze moeten in ieder geval bibliotheken en archieven kunnen beheren. Dan praat je over traditionele bibliotheken. Ik bedoel dan zoals men die vroeger kende, maar met een moderne kant eraan. Er wordt wel geautomatiseerd en gebruik gemaakt van CD-ROM en dat soort zaken. Het feitelijke contact met de klant kenmerkt dat we nog altijd bezig zijn met het informatie-aanbod en de informatiebehoefte. De sociale component, de klant, is uitermate belangrijk. Dat vraagt enige vorm van vakkennis. Wie in een archief zit, zal toch enige kennis van archiveren moeten hebben. Op het moment dat het een handmatig archief is, dan kan het handig zijn als je iemand hebt die goed in automatiseren is, als daar de behoefte naar is. De behoefte van de klant blijft wat dat betreft voorop staan”.

Hoe zag het proces eruit van BDA naar Reekx?
“We behoorden tot de tweede groep die geconfronteerd werd met de werkloosheid. Daar waar de eerste groep nog een vorm van verslagenheid had, merkten wij als tweede groep hoe dit opgevangen kon worden in onze situatie. Namelijk in het opzetten van een archief. Op een gegeven moment kregen we opdrachten binnen zoals: “We willen onze bibliotheek gereorganiseerd hebben, of kunnen jullie niet eens kijken naar ons archief. Na drie maanden hadden we niets meer. Toen dachten we: “ Laten we het geld dat we eraan verdiend hebben, investeren in een bedrijf. Samen met twee andere studiegenoten uit hetzelfde jaar, maar met verschillende kenniscomponenten in huis zijn we dit bedrijf gestart. De 1 heeft kennis van automatiseren en de ander van financiėn. Het heette eerst ADIA, waar we ons bezig hielden met documentatie, informatie en archief. In 1991 zijn we veranderd in de naam Reekx”.

Jullie hebben zelf contact opgenomen met een bedrijf?
“We hebben vooral mailingen verstuurd en van daaruit maar kijken wat er gebeurt. Het probleem is echter dat een bedrijf geen idee heeft hoe belangrijk informatie kan zijn. Het is een latente behoefte en pas wanneer deze manifest wordt, dan gaat men op zoek naar een oplossing. Helaas zien de bedrijven, tot op de dag van vandaag die behoefte nog te weinig. Het is een gegeven dat je weet dat mensen veel met informatie doen, maar dat ze het op een efficiėntere manier kunnen benutten willen ze niet erkennen”.

Informatie is wel een vierde produktiefactor geworden?
“Je moet niet vergeten dat heel veel bedrijven wel de informatie heeft, maar niet efficiėnt beheert. Hoe kom je aan informatie, ga je zelf maar na. Je gaat eerst zelf zoeken in allerlei encyclopedieėn en woordenboeken en pas dan ga je eens vragen links en rechts. Eerst via kennissen en vrienden, misschien weten die het. Als je ziet hoe het er toe gaat in veel situaties, dan zal je ontdekken dat er uitermate slordig mee omgegaan wordt”.

Hoe onderscheidt Reekx zich van andere gelijksoortige adviesbureaus?
“Reekx heeft een vrij brede reeks van activiteiten. Er zijn concurrenten die in de software-business zitten. Tevens zijn er concurrenten op het gebied van de automatisering en concurrenten op het gebied van beheer en concurrenten op het gebied van detachering, maar een bedrijf dat alle componenten samen doet, die zijn er nauwelijks. Ook zijn de mensen bij ons allemaal in dienst. We werken niet met free-lancers. Wij trachten ons te profileren door onze deskundigheid, door kwalitatief een goed produkt af te nemen. Heleboel klanten die we hebben, die hebben we ook heel langdurig. Zoals het RIAGG, 1 van onze eerste klanten, hebben we nog steeds”.

Wat is de mooiste opdracht die jullie ooit gehad hebben?
“Dat was bij de consumentenbond. Daar hebben we informatiestromen, informatiebehoeften en informatieaanbod in kaart gebracht. In zoverre dat men het uiteindelijk in een documentair informatiesysteem heeft weten onder te brengen. Wat wij in kaart gebracht hebben, is wie moet welke informatie waar en op welk moment en in welke vorm hebben. Dan merk je dat er verschillende terminologieėn gehanteerd worden. Met een eenduidige terminologie kan je bijvoorbeeld een thesaurus ontwikkelen of een trefwoordensysteem. Met dat verhaal is er een programma van eisen en wensen ontstaan en daarmee is men naar een softwareleverancier gegaan, die er een systeem voor gemaakt hebben”.

Mislukt er wel eens een opdracht?
“Er is wel eens een opdracht mislukt, waarbij 1 van de adviseurs ziek wordt en vervangen moet worden, zodat allerlei dingen in de communicatie misgaan. Dan is er sprake van miscommunicatie tussen de adviseur en de cliėnt. Het gevolg is wel dat die klant voorgoed op je afgeknapt is. Maar dat heb je in een heleboel situaties, waarbij mensen met elkaar moeten werken en dat het niet helemaal iets wordt wat men ervan had kunnen verwachten. Ik kan je wel zeggen dat het wel sporadisch is. In de elf jaar dat Reekx nu bestaat is het een enkele keer voorgekomen.

Hoe ziet een sollicitatieprocedure eruit voor mensen die bij Reekx willen gaan werken?
“Er is nauwelijks sprake van een wervingsprocedure. Althans als je spreekt van het plaatsen van advertenties en dergelijke. We krijgen veelal te maken met open sollicitaties Afhankelijk van voor welk gebied we iemand zoeken en welke specialiteiten kunnen we aanvankelijk bekijken wie we nodig hebben. In het begin werkten we nog wel via het arbeidsbureau, maar er zijn zoveel open sollicitaties, dat we dat tijdperk gehad hebben. Stel je voor er doet zich iets in Limburg aan, dan gaan we eerst kijken of er iemand in die buurt met de vereiste kennis aanwezig is. Tenzij het een klus waarbij de kennis belangrijker is dan de geografische ligging, dan moet desnoods een persoon uit bijvoorbeeld Friesland die de enige is die de vereiste kennis bezit de opdracht nemen”.

Zo’n iemand moet dus vrij snel worden ingewerkt....
“We mogen aannemen dat iemand zich redelijk snel inwerkt in de bibliotheek van een organisatie. Als er iemand vervangen moet worden, vanwege bijvoorbeeld zwangerschapsverlof. Dan gaan wij op zoek naar een geschikte persoon daarvoor en daar voeren we een sollicitatiegesprek mee. Vervolgens laten we zo’n persoon niet helemaal zijn gang gaan. We laten hem wel begeleiden door 1 van onze consultants”.

Wat wordt er zoal op korte termijn beslist?
“Wat je probeert is met de klant een relatie aan te gaan, waarbij je je betrekt op die klant. Het kan heel goed zijn dat wij een flut rapport schrijven en een leuke cent aan verdienen en denken: “die klant kan mij de klant wezen”. Maar onze aandacht gaat naar de klant om uiteindelijk een goed stuk werk af te leveren, waarbij we die klant na die tijd ook nog recht in de ogen kunnen kijken. Dus een langdurige relatie aan te gaan met die klant. We moeten er wat aan verdienen, maar wel dat die klant na een twee jaar met een tevreden gevoel aan ons terug kan denken.en eventueel als hij iets nieuws heeft naar ons terug komt. Om een voorbeeld te noemen: Als wij van een klant de opdracht krijgen om een bibliotheek in te richten. 
Er zijn leveranciers die ons korting aanbieden. Zo’n korting berekenen wij door naar onze klant. De klant betaalt ons en dus hebben zij ook weer recht op die korting van die leverancier. De provisie die wij van de leverancier krijgen, geven wij sus eigenlijk door aan onze klant. Dat is klantvriendelijk van onze klant, omdat wij vinden dat een klant ons inhuurt om het beste te bewerkstelligen voor die klant. Die klant betaalt ons en dan hoeven wij ook niet nog eens van een andere klant geld krijgen. In feite is het dus commercieel op lange termijn”.

Carla en Yoerak